Google Agenda: 4 dicas para aproveitar ao máximo!
Na faculdade ou no trabalho, a vida é sempre cheia de compromissos. Às vezes fica até difícil administrar o tempo entre um e outro. E é para ajudá-lo com essa correria toda que existe o Google Agenda. Executivos ocupados consultam suas agendas no trajeto entre reuniões, promoters dão uma olhadinha nos compromissos no caminho para as festas, os lançamentos de produtos e demais eventos.
O Google Agenda, aplicativo do Google Apps, é o melhor recurso desse tipo, tornando possível organizar eventos que, de outra forma, você provavelmente não conseguiria. Conheça as 4 dicas para tirar o máximo proveito dessa ferramenta e facilitar sua vida atribulada. Vamos lá?
Receba alertas dos seus compromissos no celular
Uma das grandes vantagens do Google Agenda é que, ao contrário de muitos aplicativos que você baixou no seu smartphone, ele roda completamente na nuvem, ou seja, em servidores externos. Nada fica salvo na memória do seu aparelho. Por isso, é muito fácil marcar reuniões e eventos de qualquer lugar, mesmo estando longe de um computador. Se seu smartphone usa o sistema Android, por exemplo, basta você logar em sua conta do Google para que ele imediatamente sincronize com sua agenda. Se você usa um iPhone ou mesmo um Blackberry, essa sincronização também é bem rápida e simples. Ao agendar eventos, você tem a opção de também agendar lembretes ou alertas, decidindo quando e como serão enviados. Se você optar por um pop up, esse lembrete também irá aparecer na tela do seu celular.
Envie convites para os eventos por e-mail
Com o Google Agenda é muito fácil administrar listas de e-mails e convidar quem realmente importa para cada ocasião. Você também pode incluir um RSVP para saber rapidamente quem marcou de comparecer.
Encontre um horário disponível na agenda dos colegas
Essa é uma das mais poderosas ferramentas do Google Agenda. Colegas de trabalho, amigos e familiares podem compartilhar suas agendas entre si. Por meio da ferramenta “encontrar um horário”, o Google Agenda vai, automaticamente, comparar os horários de todos da sua lista — que pode conter até 20 e-mails — e localizar um tempo em que todos estejam simultaneamente livres. Isso torna possível realizar reuniões ou eventos que, de outra forma, provavelmente não aconteceriam. Não existe mais a desculpa de estar com a agenda lotada. Sempre tem um espaço, por menor que seja, e o Google Agenda vai tratar de encontrá-lo para você.
Inclua os documentos para a discussão do próprio evento
O acesso ao Google Agenda requer o login em uma conta no Google, o que significa acesso ao Google Drive, ao Google Docs e a todos os outros recursos do pacote. Se você habilitar o Calendar Lab, poderá usar uma função adicional do Google Agenda, chamada “Anexos para eventos”, que permite anexar planilhas, documentos e apresentações na mesma página do evento. Você pode compartilhar, por exemplo, a lista de convidados, o cronograma do evento, os slides dos palestrantes, uma planilha com os contatos de quem compareceu e tudo mais que achar conveniente e relevante.
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